SNJ

SNJ (Nationale Jeugddienst)

Service National de la Jeunesse (Nationale Jeugddienst) is gevestigd in Luxemburg en richt zich zowel op jongeren als op mensen die educatief werk doen met kinderen en jongeren.
Ons werkterrein is dat van niet-formeel onderwijs, dat alle educatieve activiteiten omvat die buiten het formele schoolsysteem worden georganiseerd. SNJ organiseert jongerenkampen en educatieve activiteiten voor groepen jongeren als aanvulling op schoolprogramma's. We ondersteunen jongvolwassenen bij hun overgang naar het werkende leven door hen individuele begeleiding en concrete alternatieven voor inactiviteit aan te bieden. Het is onze missie om de onderwijskwaliteit te bewaken en innovatie in niet-formele educatieve diensten aan te moedigen.

Wat was het doel van de implementatie?

De applicatie die werd gebruikt voor het publiceren van jeugdactiviteiten en de registratie van de deelnemers, werd niet langer ondersteund en was aan vervanging toe. Om die reden onderzocht SNJ verschillende mogelijkheden voor een CRM-systeem en koos voor CiviCRM vanwege de flexibiliteit, de mogelijkheden en ook omdat het een open source applicatie is die in lijn is met de filosofie van SNJ.

De aanpak en het verloop van het project

We begonnen met een Proof of Concept om te zien of CiviCRM kon voldoen aan de eisen van SNJ voor evenement management en communicatie met onze deelnemers. Toen bleek dat CiviCRM (meer dan) voldeed aan onze behoeften, gingen we verder met het opzetten van de CiviCRM omgeving: het publiceren van evenementen, het beheren van registraties, communicatie met onze deelnemers en het beheren van de evenement betalingen. 
Toen dat eenmaal gedaan was, was de volgende stap het creëren van een integratie met 2 van onze evenement websites. 

De migratie van de oude applicatie bleek veel werk, vooral vanwege 'vuile data'. Daarom besloten we eerst live te gaan zonder historische gegevens en namen we de tijd om een goed migratiescript op te zetten en het grondig te testen.

Wat is de rol van CiviCooP geweest: voor, tijdens en na de implementatie?

We hadden een beetje een hobbelige start, omdat we niet echt een nieuwe applicatie wilden: de huidige deed precies wat we wilden. CiviCooP begreep dit en pakte het aan. Toen dat eenmaal duidelijk was en we het potentieel van CiviCRM zagen, hebben we goed samengewerkt. 
CiviCooP was de expert in CiviCRM en liet ons zien en adviseren hoe we het systeem moesten opzetten. Het bedrijfsproces was natuurlijk onze expertise. De combinatie van onze twee key users samen met een functionele en een technische consultant van CiviCooP werkte goed. 
Op dit moment is CiviCooP stand-by in geval van ondersteuningsvragen. Een paar keer per jaar plannen we een sprint om aan nieuwe functionaliteit te werken.

Welke rol speelt CiviCRM nu?

CiviCRM is onze belangrijkste applicatie voor het beheer van evenementen, met een integratie tussen twee van onze websites en CiviCRM.