Ilga-Europe

ILGA-Europe

ILGA-Europe is een onafhankelijke, internationale niet-gouvernementele koepelorganisatie die meer dan 700 organisaties uit 54 landen in Europa en Centraal-Azië verenigt. Namens deze leden zetten zij zich in voor de veiligheid, gelijkheid en vrijheid van LGBTI-mensen en zijn zij een drijvende kracht achter politieke, wettelijke en sociale verandering.

Wat was het doel van de implementatie?

Voor de implementatie gebruikte ILGA Europe verschillende Excel-sheets en kleinere applicaties, voor elk proces een andere.

Toen ILGA in 2017 met de implementatie begon, wilde ze een paar dingen bereiken:

  • één database creëren voor al haar contacten
  • digitale registratie van donaties, met de mogelijkheid om te betalen via een betalingsverwerker
  • registratie van haar lidorganisaties
  • registratie voor het jaarlijkse jaarcongres

De aanpak en het verloop van het project

ILGA-Europe had 2 key users die konden helpen bij het opzetten van CiviCRM door user stories te schrijven en aanvullende informatie te geven over wat ILGA-Europe wilde bereiken. CiviCooP configureerde CiviCRM op basis van deze user stories. Nadat de key users de software getest hadden en de feedback opnieuw verwerkt was, was de configuratie klaar om live gezet te worden. 

De aanpak was om het stap voor stap te doen. Migratie van contactpersonen eerst, gevolgd door donaties en deelnemers aan evenementen. Tot slot werd alle lidmaatschapsinformatie toegevoegd. Toen dit allemaal correct was ingesteld in de testomgeving, kon ILGA-Europe live gaan.

Wat is de rol van CiviCooP geweest: voor, tijdens en na de implementatie?

CiviCooP was er wanneer je ze nodig had. De key users konden veel zelf en werden ook getraind om zelf configuratie toe te voegen. CiviCooP was een welkome partner tijdens het opzetten van het systeem door te vragen om verduidelijking als een user story niet duidelijk genoeg was; ze waren ook erg waardevol als de key users met een oplossing kwamen voor een probleem dat niet goed genoeg gedefinieerd was. 
Daarnaast wisten ze natuurlijk veel over CiviCRM en hoe ze de mogelijkheden ervan het beste konden gebruiken. 
Dankzij CiviCooP met haar kennis en advies konden we het basissysteem binnen 6 maanden opzetten.

Momenteel nemen we af en toe contact op met CiviCooP als we supportvragen hebben of als we nieuwe functionaliteit willen implementeren.  Een recent project is de ondersteuning van aanvragen voor beurzen. Dit project werd gekenmerkt door het selecteren van de juiste tools voor elke gebruiker. De aanvragers konden hun gegevens op een gestructureerde manier invoeren in Drupal Webforms. CiviCRM werd gebruikt door de ILGA medewerkers om het proces bij te houden en de beslissers kregen hun gegevens in op maat gemaakte Excel sheets.

Welke rol speelt CiviCRM nu?

CiviCRM wordt gebruikt voor alles wat we doen met onze contacten. We registreren hun donaties en lidmaatschapsstatus, we gebruiken het om ze te registreren voor al onze evenementen, beheren gespecialiseerde processen zoals het aanvragen van beurzen, en we sturen al onze nieuwsbrieven en (bulk)mails naar ze met CiviCRM. Het resultaat is dat alle informatie over het contact op één plek staat en gebruikt kan worden om de relatie te onderhouden en te laten groeien.

ILGA-Europe biedt ook beurzen aan. Het hele aanvraagproces wordt gedaan met een integratie tussen Drupal Webforms en CiviCase.

De integratie tussen de website en CiviCRM voor donaties, evenementregistratie en lidmaatschapsaanmeldingen werkt erg goed. De weergave van de ledenlijst wordt gevoed door informatie uit CiviCRM.