HCFI gaat over naar CiviCRM

1. MET WELK DOEL IS DE CIVICRM IMPLEMENTATIE BEGONNEN?

HCFI is een internationale christelijke organisatie die bijeenkomsten, conferenties en trainingen organiseert voor haar leden en geïnteresseerden. Ook kunnen mensen doneren of lid worden van de organisatie.  Door een veranderde structuur en veel ambities voor de toekomst was de noodzaak voor een heldere website en een goed CRM-pakket essentieel om dat proces te ondersteunen en versnellen.

HCFI wilde graag de volgende zaken geregeld hebben:

  • Registreren en beheren contacten
  • Verzorgen mailingen
  • Registreren financiële gegevens en online betalingen
  • Beheren donateurs en organiseren fondsenwerven
  • Organiseren van trainingen en evenementen, registreren deelnemers
  • Afhandelen betaalde trainingen en evenementen
  • Organiseren autorisatie Drupal en CiviCRM gebruikers
  • Meertaligheid t.b.v. gebruik van CiviCRM maar ook meertaligheid van de website.
     

2. KUN JE IN EEN PAAR ZINNEN AANPAK EN VERLOOP VAN HET PROJECT BESCHRIJVEN?

We hebben gekozen voor de stapsgewijze aanpak waarbij we eerst de website in het Engels hebben neergezet, met daaraan gekoppeld CiviCRM. Het doel van de 1e fase was om alle contacten die we op verschillende plekken hadden, in CiviCRM te zetten, zodat we al vrij snel mailingen zouden kunnen versturen.

Omdat we naast de live website ook een testomgeving hadden, hebben we eerst alles in de testomgeving neergezet en daar gezien of het daadwerkelijk deed wat het moest doen. Toen dat allemaal in orde was, is zowel de website als CiviCRM live gezet en konden we onze eerste internationale nieuwsbrieven vanuit CiviCRM versturen.

In de 2e fase, die meteen volgde hebben we het financiële gedeelte ingericht zodat vanaf heden donateurs via de website online via iDEAL of PayPal kunnen doneren. Daarnaast is de website meertalig gemaakt, zodat deze nu niet alleen in het Engels maar ook in het Spaans beschikbaar is. De andere 6 talen zullen op termijn volgen.

In de 3e fase zullen we de evenementen en (betaalde) opleidingen implementeren.

3. WELKE ROL SPEELT CIVICRM NU?

Alle data zit nu op één plek en elk contact staat er maar één keer in. Vrijwilligers van HCFI-wereldwijd kunnen allemaal bij één en dezelfde database. De mailingen bereiken nu veel meer mensen én we hebben via het mailingrapport een goed overzicht wat de response op onze mailings is.

Via de website kunnen mensen doneren en betalen met iDEAL en PayPal.

De uitdaging zit er nu in om onze organisatie, die uit allemaal vrijwilligers bestaat, om te vormen zodat meerdere vrijwilligers CiviCRM kunnen gebruiken. Tevens zijn we bezig om onze promotie activiteiten verder uit te breiden om meer verkeer naar onze website te krijgen, en hierdoor hopelijk ook meer donaties. 

Doordat dit eerst geregeld moet worden, hebben we de implementatie van stap 3 (Evenementen en inschrijven voor opleidingen) uitgesteld tot 2017.                               

4. WAT IS HET EFFECT VAN CIVICOOP GEWEEST VOOR, TIJDENS OF NA DE IMPLEMENTATIE?

CiviCooP heeft bij het neerzetten van de website en CiviCRM een belangrijke rol vervuld door goed te luisteren naar onze wensen en te adviseren over de aanpak.

Omdat wij maar een kleine organisatie zijn, zijn we al vrij snel overgegaan naar Stap 1: de installatie en inrichting van CiviCRM. Door hun ervaring met CiviCRM en het inrichten ervan hebben ze ons hier goed en snel mee geholpen.

Na de implementatie zorgt CiviCooP voor belangrijke updates en ondersteunt zij met haar Helpdesk bij eventuele vragen vanuit HCFI.

CiviCooP heeft gezorgd voor een snelle invoering van CiviCRM en een meertalige site bij HCFI International.  Daarnaast hebben we ongeveer 1 x per kwartaal contact voor (on-)gevraagd en advies over het gebruik van CiviCRM. Het is fijn om te weten dat er mensen zijn die met ons meekijken en –denken.