CiviCRM bij Wikimedia Nederland

1. Met welk doel is de CiviCRM implementatie begonnen?

Het automatiseren van processen ledenadministratie, evenementenbeheer, donateursadministratie.

Daarnaast het samenvoegen van gegevens van ledenadministratie, evenementenregistratie, donateursadministratie en zakelijke relaties en het vereenvoudigen van kennisoverdracht met betrekking tot relaties.

En we wilden ook een koppeling tussen de formulieren op www.wikimedia.nl en het CRM systeem.

 

2. Kun je in een paar zinnen aanpak en verloop van het project beschrijven?

In samenwerking met CiviCooP is er gekeken naar de verschillende processen en de wensen van Wikimedia Nederland. Vervolgens is de beschikbare informatie van de ledenadministratie geïmporteerd door CiviCooP.

Wikimedia Nederland heeft ervoor gekozen om het moment van inrichting van deze database te laten gelden als startpunt voor vastlegging van gegevens. Dit hield in dat er geen grote historie aan gegevens hoefde te worden geïmporteerd.

Na import hebben de oude administraties nog enkele maanden schaduw gedraaid om zo kinderziektes op tijd te kunnen ontdekken.

Per 1 januari 2014 is CiviCRM definiief in gebruik genomen. De koppeling tussen de website en CiviCRM is later dat jaar gerealiseerd.

 

3. Welke rol speelt CiviCRM nu?

Processen lopen sneller en gegevens zijn compleet.

Evenementenregistratie is minder tijdrovend omdat dit geautomatiseerd verloopt. Wikimedia Nederland heeft dankzij CiviCRM snel inzicht in status van lidmaatschappen en donaties.

Het vastleggen en van zakelijke relaties staat nog op de planning voor najaar 2015.

Wat we nog missen is de mogelijkheid om Ideal betalingen geautomatiseerd te laten verwerken. Dit zou voor Wikimedia Nederland maar ook voor andere Nederlandse organisaties een belangrijke toevoeging zijn.

 

4. Wat is het effect van CiviCooP geweest voor, tijdens of na de implementatie?

CiviCooP heeft voor de implementatie een belangrijke rol gespeeld bij het in kaart brengen van processen en heeft geadviseerd bij besluitvorming over wenselijkheid van vastleggen van gegevens.

Na de implementatie zorgt CiviCooP voor belangrijke updates en ondersteunt met haar helpdesk bij vragen vanuit Wikimedia.

CiviCooP heeft gezorgd voor een soepel verloop van de implementatie van CiviCRM bij Wikimedia Nederland en zorgt voor snelle oplossing van vraagstukken sinds de implementatie.